Dans le cadre de sa fonction, un directeur a très souvent besoin d’être secondé par une autre personne. Celle-ci, grâce à ses compétences, a pour but de l’aider à gagner du temps et donc de se concentrer sur ses propres missions. C’est donc à elle que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes de l’entreprise. La secrétaire de direction est cet/te collaborateur/trice, ce bras droit du directeur qui joue le rôle d‘interface entre tous les acteurs de l’entreprise et son chef. Il/Elle sera alors chargé(e) de gérer les appels, les mails, l’agenda du directeur, d’organiser des événements et réunions et de suivre toutes sortes de dossiers (clients, personnels, fournisseurs).
Synonymes
Quels sont les autres noms du poste secrétaire de direction ?
La fonction de secrétaire de direction est aussi connue sous d’autres appellations. Il s’agit par exemple de : assistant(e) de direction, assistant(e) de manager, office manager, attaché(e) de direction, assistant(e) d’unité opérationnel. En fonction de leur compétence linguistique d’autres sont appelés secrétaire ou assistant(e) de direction bilingue, trilingue ou multilingue.
Travail Secrétaire de direction
Pourquoi et comment travailler en tant que secrétaire de direction ?
Les plus
- C’est un métier dans lequel on constitue un important carnet d’adresses.
- Il s’agit d’un poste riche en expériences en termes de gestion relationnelle, émotionnelle et humaine.
Les moins
- Ce métier demande une disponibilité permanente et peut devenir à des périodes données assez stressant.
Qualités et compétences nécessaires
Quelles sont les qualités et compétences nécessaires pour être embauché en tant que secrétaire de direction ?
Ce métier qui peut être exercé par un homme ou par une femme nécessite plusieurs qualités. Il faut évoquer avant tout une excellente présentation, de très bonnes capacités d’expression orale et rédactionnelle et le sens de l’organisation. Une personne qui envisage faire ce métier doit être disponible, autonome, toujours souriante, et de sang-froid pour gérer certaines situations. En plus de savoir utiliser les nouvelles technologies, l’esprit d’initiative, la discrétion, l’adaptation à toute situation, et le sens d’observation lui seront aussi nécessaires dans l’exercice de sa fonction.
Études et formation
Quelle formation et comment devenir secrétaire de direction ?
Il existe plusieurs formations de secrétaire de direction pouvant faciliter une insertion professionnelle . Pour cela, il est recommandé d’avoir au préalable le niveau de la classe de terminale. On pourra ensuite passer un Bac pro en gestion et administration, ou un Bac technologique en sciences technologies du management et de la gestion (STMG). Après le Bac, il est possible de préparer un BTS Gestion de la PME, le BTS support à l’action managériale, ou le BTS assistant secrétaire trilingue. Il y aussi le DUT avec en option “carrières juridiques” ou la gestion administrative et commerciale (GACO), ainsi que la gestion des entreprises et des administrations (GEA). L’accès au métier dans le secteur public se fait sur concours.
Évolutions possibles
Où aller après une carrière de secrétaire de direction ? Que faire après secrétaire de direction ?
Avec le diplôme d’assistant de direction, toute personne le désirant peut se spécialiser et trouver un emploi dans le domaine administratif, juridique, médical, des ressources humaines, de comptabilité, de gestion PME ou PMI. Elle peut toutefois aussi devenir formatrice secrétariat assistanat.
Diplôme
Quelles sont les diplômes nécessaires pour devenir secrétaire de direction ?
Les principaux diplômes pour exercer le métier de secrétaire de direction et/ou faire carrière dans le domaine du secrétariat sont :
- Le Bac pro Gestion-Administration
- Le Bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion)
- Le BTS Gestion de la PME (ex BTS Assistant de Gestion de PME/PMI)
- Le BTS Support à l’Action Managériale (ex BTS Assistant de Manager)
Missions
Quelles sont les missions que vous pouvez réaliser en tant que secrétaire de direction ?
La fonction de secrétaire de direction se remarque par sa polyvalence. Il ou elle est amené à réaliser une multitude de tâches administratives au cours d’une journée de travail. Ses principales missions sont :
- L’accueil physique et téléphonique
- La rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions
- La participation à la gestion financière et/ou comptable de l’entreprise
- La tenue de l’agenda du directeur et de ses employés
- La préparation et l’organisation des réunions.
